Documentación Obligatoria para Nuevos Ingresos: Checklist 2025

¿Estás contratando a alguien nuevo en tu empresa? No basta con firmar el contrato. Toda empresa debe reunir y conservar cierta documentación obligatoria para nuevos ingresos, tanto por cumplimiento legal como para protegerse ante auditorías o conflictos laborales. 📑🛡️

En este artículo te compartimos la checklist actualizada 2025 con los documentos que necesitas, con fundamentos legales, consejos prácticos y recomendaciones para digitalizar tus expedientes. 🧠

¿Por qué es importante tener esta documentación completa? 🎯

• Cumples con la Ley Federal del Trabajo y las obligaciones del patrón ante el IMSS, INFONAVIT y SAT.
• Evitas multas o sanciones en caso de inspección de la STPS.
• Proteges legalmente a tu empresa ante una demanda laboral o despido.
• Facilitas procesos internos como nómina, evaluación o ascensos.

Checklist: documentación obligatoria para nuevos ingresos ✅

A continuación, te compartimos los documentos que no deben faltar al integrar un expediente laboral conforme a la ley mexicana:

1. Solicitud de empleo firmada 📄
   Idealmente a puño y letra del colaborador.
2. Acta de nacimiento
   Para verificar identidad y edad legal.
3. CURP y RFC
   Para dar de alta en IMSS, SAT y otras plataformas.
4. Comprobante de domicilio (reciente, no mayor a 3 meses)
5. Identificación oficial vigente (INE o pasaporte)
6. Fotografía tamaño infantil (opcional pero recomendable para expedientes físicos o credenciales)
7. Comprobante de estudios
   Solo si es requisito para el puesto.
8. Referencias laborales (opcional pero útil)
9. Número de seguridad social (NSS)
   Necesario para dar de alta ante el IMSS.
10. Estado de cuenta bancario
    Con CLABE para el pago de nómina.
11. Contrato individual de trabajo firmado por ambas partes. 🖊️
12. Avisos de privacidad firmados (protección de datos personales).
13. Registro ante el IMSS (copia de alta en sistema IDSE)
14. Formato de INFONAVIT (opcional si el colaborador no tiene crédito)

Documentación adicional según el puesto o empresa 🧩

• Examen médico de ingreso (recomendado en sectores industriales)
• Formato de entrega de herramientas o equipo
• Manual de bienvenida y políticas internas firmadas
• Consentimiento para geolocalización o monitoreo (si aplica)

¿Cómo organizar y proteger esta información? 🔐

• Digitaliza tus expedientes: Usa carpetas organizadas por colaborador con acceso restringido.
• Guarda respaldos seguros: Idealmente en plataformas como SharePoint o Google Drive empresarial.
• Protege datos sensibles: Aplica la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.
• Evita almacenarlos en correos o USBs: Eso no es seguro ni legal.

¿Cada cuándo se debe actualizar el expediente? 📅

Revisa al menos cada 6 meses si hay:

• Cambio de domicilio, banco, estado civil o número telefónico
• Modificación salarial o de puesto (anexo al contrato)
• Entrega de nuevos equipos o herramientas

¿Y si soy una PyME? 💡

Aunque seas una empresa pequeña, estás sujeta a las mismas obligaciones legales. Lo positivo es que puedes implementar procesos simples y eficientes con herramientas gratuitas o de bajo costo.

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Conclusiones

Tener la documentación obligatoria para nuevos ingresos no es solo un requisito legal: es una forma de proteger tu negocio, facilitar tus procesos y demostrar profesionalismo desde el primer día. 🧾

Empieza con una checklist clara, comunícala a tu equipo de RH y asegúrate de que cada expediente esté completo y resguardado.

Interesante, ¿no?

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