Tu Guía para un Expediente Laboral Legal

¿Tu empresa sigue guardando expedientes laborales en carpetas físicas? Además de ocupar espacio, esto aumenta el riesgo de pérdida o incumplimiento legal. Un expediente digital de empleados te permite mantener el orden, cumplir con la ley y mejorar la eficiencia de tu área de Recursos Humanos. 📁💻

En este artículo te explicamos cómo estructurar, digitalizar y proteger los expedientes de tu personal, paso a paso. ✅

¿Qué debe incluir un expediente digital de empleados en México? 📑

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo y la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares, el expediente de cada colaborador debe contener:

1. Contrato individual de trabajo firmado 🖊️
2. Identificación oficial vigente
3. CURP, RFC, NSS
4. Comprobante de domicilio reciente
5. Acta de nacimiento
6. Estado de cuenta bancario para nómina
7. Formato de alta ante IMSS
8. Consentimientos de privacidad firmados
9. Formatos de INFONAVIT (si aplica)
10. Manual interno, reglamento y políticas firmadas

Consulta también nuestra checklist de documentación obligatoria para nuevos ingresos.

Ventajas de digitalizar los expedientes de RH 📈

• Reducción de espacio físico: Evita archiveros voluminosos.
• Mayor seguridad de datos: Acceso restringido y respaldos automáticos.
• Facilidad de consulta: Encuentra cualquier documento en segundos.
• Preparación para auditorías: Ten todo en orden ante la STPS o IMSS.
• Mejor experiencia para el área de RH: Procesos más ágiles y eficientes.

¿Cómo estructurar un expediente digital de empleados paso a paso? 🧩

1. Define una estructura de carpetas y subcarpetas

Te recomendamos usar una estructura como:

• Empleados ➡ Nombre completo ➡ Categorías:
  • Identificación oficial
  • Datos fiscales
  • Contratos
  • IMSS / INFONAVIT
  • Reglamento y políticas

2. Escanea los documentos en formato PDF

Usa apps de escaneo desde el celular o un escáner físico. Asegúrate de que los documentos sean legibles y estén nombrados correctamente.

3. Almacena en una nube segura

Utiliza plataformas como:

• Microsoft SharePoint (ideal para empresas con Microsoft 365)
• Google Drive empresarial
• Dropbox Business

Configura accesos restringidos solo para el equipo de Recursos Humanos autorizado. 🔐

4. Crea respaldos automáticos

Al menos una copia adicional, preferentemente en un servidor o disco duro externo protegido con contraseña.

5. Mantén actualizaciones periódicas

Revisa cada 6 meses si hay cambios en datos fiscales, bancarios o de contrato.

¿Qué dice la ley mexicana sobre esto? ⚖️

Si bien la Ley Federal del Trabajo no especifica un formato digital obligatorio, sí exige:

• Conservación de contratos y registros de personal
• Disponibilidad ante inspecciones laborales

Por su parte, la Ley de Protección de Datos Personales exige:

• Resguardar los datos con mecanismos de seguridad adecuados
• Evitar la exposición pública o pérdida de información
• Contar con avisos de privacidad y consentimiento

Errores comunes al digitalizar expedientes ❌

• Guardar en carpetas personales o dispositivos no corporativos
• No proteger con contraseñas o permisos de acceso
• Dejar documentos incompletos o ilegibles
• No contar con respaldo externo o encriptación

¿Y si soy una PyME sin departamento de sistemas? 💡

No necesitas un equipo de TI. Puedes usar soluciones listas para PYMEs como:

• Microsoft OneDrive o SharePoint
• Google Workspace
• Dropbox Business

En 2Há ayudamos a empresas mexicanas a estructurar su proceso de Recursos Humanos con enfoque digital y cumplimiento legal, sin complicaciones técnicas.

Conclusiones

Contar con un expediente digital de empleados  bien organizado, seguro y actualizado no es un lujo: es una obligación y una necesidad para cualquier empresa moderna. 🚀

Más allá de cumplir con la ley, te permite trabajar con mayor agilidad, proteger la información de tu equipo y responder con confianza ante auditorías o conflictos legales.

Interesante, ¿no?

¿Te gustaría implementar o mejorar tu sistema de expedientes digitales? En 2Há te ayudamos a organizarlo desde cero, de forma segura y eficiente. Hablemos. 💼

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